小地主们一般都是这个模样:房子一个接一个地买,每年到了该报税的时候,便很潇洒而又底气十足地(咱可是有几个破房子的,不要不把咱当根葱)把房子有关的资料全甩给CPA,并发誓再也不想见到这些让人头大的烂玩意儿,然后便又很兴奋地投身到寻找下一个房子的伟大掏粪事业中去了…
过了N年后, 终于卖了个回报不错的房子,心里很是高兴。但不巧的是,原来报税的CPA不知何故忽然没了踪影,于是不得不找了个新的CPA,这个劳什子CPA竟然要买房记录和过去十多年的税表,真是岂有此理!多么遥远的事了,资料早给扔了,咱不是说过再也不理这些烂玩意儿吗?!
两三年前卖了个房子,报税的时候才意识到原来还需要买房记录。买房的资料倒是还在,但却从来没有认真整理归档过,每次买房或贷款签完字后就胡乱扔在文件堆里,因为刚开始时也不知道哪个文件重要,该保存哪个。现在终于知道了,并且意识到不只刚卖掉的这个房子,其它的房子以后卖掉报税时也会存在同样的问题。于是乎,就花了一两天时间,翻箱捯柜,把所有买房和贷款文件给翻了一遍,把最重要的过户文件单独给分出来,并扫描成电子文件存档。其中还发现七八年前买的一个房子的过户文件可能还不是最终版本,就发了个email让过户公司(title company)再给一份最终版本,人家倒是很快就给传过来了一份。其实,出租房买的年份还不算久远,资料尚算热乎,倒是自住房买的有些远古了,并且买的时候是一无所知,只记得签了一大堆文件,但却不知具体是什么。还好,自住房的资料尚在箱子底下,赶紧把重要的过户文件也扫描归档,算是补了很重要的一课!
Period of Limitations
那么,一般报税的资料需要保存多久呢?IRS在 Publication 17 里有个“Period of Limitations”是这样定义的:
就是说,在这个期限范围内你可以更改过去的报税记录,IRS也可以重新评估你的税收。换句话说就是过了这个期限IRS就不会再找你麻烦了。
这是IRS对Period of Limitations的具体规定:
具体就是说,如果没有偷税©税欺诈等行为,一般三年后就可以高枕无忧了。这个期限是指报完税后的时限,比如说2010年的税,一般是2011年4月15前报,加三年期限就是2014年4月15。如果再保守一点,2015年以后,2010年的报税记录基本上就无关紧要了。
出租房记录
房产记录显然不像一般情况下提到的Period of Limitations那么简单,因为前面提到的时限是针对没有关联性的收入和费用,而房产则有很多关联性记录。
我们可以想象一下卖掉一个出租房报税需要哪些资料。
首先,需要卖价和卖房的费用,这个需要卖房记录以及卖房前的维修记录。由于是刚卖掉,就是再邋遢再忘昏的主也不至于这么快就把资料完全扔掉, 所以这些资料应该很容易找到。
其次,需要房子的Adjusted Basis,要知道Adjusted Basis就需要知道初始Basis,以及Basis增加和减少的记录:
- 初始Basis需要买房记录
- Capital Expenses和improvements 会增加房产的Basis,所以像换屋顶、换新空调以及大的改进能影响Basis的,都必须要有记录
- 房产的折旧、灾难损坏以及保险的索赔等会减少房产的Basis
- 折旧需要往年的税表。
最后,还需要知道房子最后一次贷款的过户费用记录,以便知道过户费用还有多少没有摊销掉,最后可以减去。
关于买房的过户记录, 2015年以后使用的一般是标准“Closing Disclosure”表,2015年之前使用的是HUD-1表格。而卖房的过户记录, 一般由过户公司提供, 没有固定的格式。
所有的记录都需要相应的银行、信用卡以及支票等佐证资料。
自住房记录
由于自住房的一般修理费用(repairs 非improvements)既不能减掉,也不能加到Basis里,所以单从报税来讲,是否保存一般的修理费用无关紧要。
其它需要的报税记录几乎跟出租房一样。
尤其需要注意的是,自住房的改进(improvements)费用会增加Basis,是购房成本的一部分,如果不保存记录的话卖房时就无法减掉这部分费用,就需要多交税了, 所以这部分资料要好好保存。
房产记录保存
为了便于报税,我们一般都会把收入和费用资料按年份来归档,比如现在要报去年2021年的税了,我们一般会在Tax目录下新建一个目录,比如叫“2021”,然后把所有文件都归于之下。
但是,以这种方式保存房产Basis有关的信息,查找起来并不方便,所以最好再平行建立一个以房产名称命名,比如“123 Main Street”的目录,把所有买房、improvements、重新贷款以及卖房等的记录都归于其下,再创建一个Excel文件, 记录下每个影响Basis的事件。
另外,如果房产做过1031 exchange,与之有关联的前面的所有房产的记录也必须要完好保存。
房子卖掉后,前面提到的Period of Limitations就开始生效了,也就是说基本上5年后,以前的记录就无关紧要了